El Método Kaizen
Aunque originalmente surgió como
una forma de sacar adelante la industria en un país devastado por la segunda
guerra mundial como lo fue Japón a mediados del siglo XX que terminó siendo
ampliamente acogida por los habitantes del país oriental y su cultura, el
método Kaizen ha trascendido hasta nuestros días como uno
de los enfoques más potentes quizás con que cuenta cualquier organización de
realizar cambios profundos y significativos que le ayuden a mejorar y a
superarse en distintos aspectos.
Habiendo probado su efectividad
en cientos de compañías como un mecanismo especialmente utilizado para alcanzar
altos estándares de calidad y lograr mayores niveles de eficiencia a nivel
operativo (además de haber sido una de las claves para que Japón llegara a
convertirse en una de las principales economías a nivel mundial), el
método Kaizen resulta aún más sorprendente y llamativo si
tenemos en cuenta que se basa en un principio simple y a su vez muy práctico.
Mientras tanto en las
organizaciones y en nuestra vida muchos pretendemos abordar cualquier situación
que nos implique realizar un gran cambio o mejora de forma radical (es decir,
llevando a cabo de entrada todas las acciones que se requieran poner en marcha
para lograrlo), el método Kaizen plantea conseguir esto a
través de pequeños pasos que hechos en forma gradual, pueden llevarnos con el
tiempo a alcanzar cualquier cosa que nos propongamos y a llevar a la perfección
si es preciso todo aquello que deseemos mejorar.
El método Kaizen, una de las
mejores opciones con que cuentan las empresas para lograr mejorar los niveles
de competitividad
Al aprovechar los recursos
existentes y el capital humano con que cuenta una empresa, el método Kaizen o
el proceso de mejora continua como tradicionalmente se le conoce en español, no
necesariamente requiere que estas realicen grandes inversiones en tecnología e
innovación para lograr mejoras significativas dentro de sus procesos como
normalmente se suele pensar.
En la mayoría de los casos el
aprovechar el conocimiento y la experiencia que tienen los empleados dentro de
sus respectivos oficios puede ser suficiente para que asimismo estos puedan
identificar oportunidades de mejora y contribuir a hacer más eficientes los
procesos poniendo en conocimiento de los encargados de cada área y de la
dirección aquellas actividades que no generan valor.
No obstante para que esto suceda
se necesita de la participación activa y el involucramiento de todo el personal
para poder aplicar efectivamente este método.
Y para ello el rol de la
dirección juega un papel vital toda vez que esta debe encargarse de crear una
cultura que permita tener en cuenta los aportes de los empleados en cada una de
las distintas áreas, y asegurarse de crear escenarios de participación a través
de los cuales estos sientan que sus sugerencias son altamente valoradas pero
sobre todo tenidas en cuenta para mejorar los procesos.
Solo de esta forma es posible que
a través de este método las empresas alcancen importantes niveles de
competitividad y mejoren sus estándares para lograr mayores niveles de
eficiencia que reduzcan al mínimo los desperdicios (aquello que dentro del
kaizen se conoce como muda).
Beneficios
Al apalancarse en el capital
intelectual de las personas y usar los recursos disponibles con que cuentan las
empresas, uno de los principales beneficios del método Kaizen es el de lograr
grandes mejoras en los procesos con una inversión mínima.
Adicionalmente al posibilitar el
involucramiento tanto del personal administrativo como operativo en los
procesos de mejora, permite que esta evolucione continuamente en todos los
niveles, lo que al final permite reducir al máximo o incluso eliminar del todo
aquellas actividades que no generan valor y crean desperdicios, sea que se
produzcan estos por cuestiones relacionadas con sobreproducción, defectos,
esperas, sobreprocesos, inventarios, o movimientos innecesarios de las personas
en el lugar de trabajo que se pueden producir por la falta de orden.
Como resultado de lo anterior se
pueden desprender otros importantes beneficios como lograr reducir
considerablemente los costos, mejorar notablemente la calidad de los productos,
o entregar un mejor servicio a los clientes, entre muchos otros.
Cómo implementarlo
Como ya lo habíamos mencionado
anteriormente, el método Kaizen requiere principalmente del compromiso de la
dirección para lograrlo implementar en toda la organización y en cada una de
sus áreas.
Además de esto y la apertura al
cambio que se requiere que haya en las organizaciones, existen diferentes
métodos que se pueden usar en las empresas para llevarlo a la
práctica. Entre ellos el ciclo PDCA (Plan, Do, Check y Act: Planear,
Hacer, Comprobar y Actuar), es uno de los más conocidos.
A grandes rasgos consiste en
plantear y poner a prueba una hipótesis a través de un experimento para
determinar su validez. Para entender mejor de que se trata a continuación
mencionamos cada uno de los pasos que comprende:
1. Planear
Partiendo de la situación actual
de la empresa se debe determinar un objeto de mejora y al mismo tiempo se deben
plantear unos objetivos.
2. Hacer
De acuerdo al lo planteado en el
primer punto, se deben establecer aquellas acciones que en teoría van a
permitir alcanzar los objetivos planteados y asimismo ponerlas en marcha.
3. Comprobar
Aquí se deben analizar los
resultados obtenidos con la implementación de las acciones que se determinaron
en el anterior punto y contrastarlos con los datos que se tenían antes de poner
en marcha las acciones.
En otras palabras aquí se deben
comprobar que se estén alcanzando los resultados esperados para seguir con el
siguiente punto o volver nuevamente al anterior para definir nuevas acciones
que nos permitan alcanzar los objetivos en caso que las que tomamos en primera
instancia no hayan dado resultado.
4. Actuar
Si efectivamente las acciones que
tomamos lograron cumplir con los objetivos, acá debemos proceder a
estandarizarlas para lograr asentarlas dentro de los procesos. No obstante dado
que se trata de un proceso de mejora continua, cada acción o conjunto de nuevas
acciones que se tomen dejarán campo para pensar qué se puede hacer mejor la
próxima vez. De esta manera el ciclo se vuelve a repetir hasta reducir al
mínimo o eliminar si es posible cualquier desperdicio o actividad innecesaria
que no genere valor dentro del proceso.
En conclusión
Alcanzar altos niveles de
competitividad y lograr mejorar significativas en los procesos son
algunas de las principales tareas que se debe proponer cualquier negocio.
Y para lograrlo el método Kaizen es una de las mejores
alternativas con que pueden contar en tanto que les permite lograr esto con una
mínima inversión y aprovechando el recurso existente.
*En este siguiente video se aprecia de un forma didáctica la herramienta Kaizen:
Fuente:
Juan José Isaza
Juan José Isaza
:-) Interesante tema
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